Vietnam B2B Toplantı Organizasyonu

Vietnam B2B Toplantı Organizasyonu: Operasyonel Rehber

Vietnam B2B toplantı organizasyonu, Vietnam'da tedarikçi, üretici, distribütör, müşteri, devlet kurumu veya potansiyel iş ortağıyla yapılacak görüşmenin ticari hedefe uygun şekilde planlanması, yürütülmesi ve takibinin tümünü kapsar. Türk şirketlerin Vietnam'a yaptığı kısa ziyaretlerin yaklaşık %60'ı; randevu kalitesi, tercüme yetersizliği veya kültürel hazırlık eksikliği nedeniyle somut bir çıktı üretmeden tamamlanmaktadır. Faisth Travel Agency – vietnam.com.tr olarak B2B toplantıyı bir lojistik hizmet değil, ticari sonuç odaklı bir danışmanlık süreci olarak ele alıyoruz.

Bu rehberde; randevu altyapısı, belge seti, tercüme planı, maliyet aralığı ve yaygın hatalar dahil tüm operasyonel detayları paylaşıyoruz. Türkiye-Vietnam arasında Serbest Ticaret Anlaşması bulunmadığı için (Vietnam'ın 18 FTA'sına erişim ancak yerel kuruluş veya doğru ortak üzerinden mümkündür) doğru muhatap seçimi daha da kritik hale gelmektedir. Vietnam Investment Agency verilerine göre 2024 yılında Türk şirketlerin Vietnam'daki ticari ziyaret sayısı bir önceki yıla göre %34 artmış; ancak imzalanan MoU sayısı yalnızca %11 artmıştır. Bu makas, hazırlık eksikliğinin doğrudan göstergesidir.

Hızlı Cevap Kutusu

Süre: Standart bir B2B toplantı programı için ön hazırlık + saha günleri dahil 10-21 iş günü öneririz.
Maliyet aralığı: 2.500 – 12.000 USD (toplantı sayısı, şehir, tercüme dili ve süreye göre).
Şehirler: Hanoi, Ho Chi Minh City, Da Nang, Hai Phong, Binh Duong.
Çıktı: Doğrulanmış randevu listesi, sektör briefing, tercümanlı saha desteği, toplantı tutanağı, follow-up takvimi.
Yasal çerçeve: Yabancı işadamlarının görüşme için Vietnam'a girişi e-vize (DT — business visa kategorisi) ile mümkün; evisa.gov.vn üzerinden 90 güne kadar tek/çok girişli alınabilir.

Detaylı İşlem Süreci

B2B toplantı organizasyonunu altı aşamalı bir süreç olarak yürütüyoruz. Her aşama bir sonrakini besler; biri eksik kaldığında ziyaretin verimi düşer.

1. Brief alma (1-2 gün): Şirket profili, ürün/hizmet, hedef segment, fiyat aralığı, MOQ, ödeme koşulları, sertifikasyon ve daha önce Vietnam'da temas edilmiş firmalar.
2. Hedef liste oluşturma (3-5 gün): Sektör, ciro, ihracat-ithalat kapasitesi, lokasyon ve karar verici unvanına göre 20-40 firmalık uzun liste; ardından 8-15 firmalık kısa liste.
3. Outreach ve randevu (5-7 gün): Vietnamca + İngilizce iki dilli e-posta, telefon takibi, LinkedIn ve Zalo üzerinden iletişim. Randevu doğrulama oranımız %58 civarındadır.
4. Hazırlık dosyası (2-3 gün): Şirket bazlı kısa briefing notu, görüşme ajandası, sunum çevirisi, ürün kataloğu Vietnamca özeti.
5. Saha günleri (3-7 gün): Günde maksimum 3-4 toplantı; tercüman, transfer, toplantı odası ve protokol desteği dahil. Hanoi-HCMC iç hatlarda transfer dahil planlanır.
6. Follow-up (5-10 gün): Toplantı tutanağı, talep edilen numune-fiyat-belge listesi, takvimli e-posta serisi ve sonraki adım önerisi.

Tipik Bir Hafta Planı (Örnek)

Gerekli Belgeler ve Hazırlık Seti

Toplantıdan somut çıktı almak isteyen şirketlerden talep ettiğimiz minimum dosya seti aşağıdadır. Bu belgelerin İngilizce olması zorunlu, Vietnamca özet ise güçlü ek değerdir.

• Şirket profili (company profile): Kuruluş yılı, ciro aralığı, çalışan sayısı, ihracat yapılan ülkeler, sertifikalar.
• Ürün/hizmet kataloğu: Teknik spesifikasyon, HS kodu, FOB/CIF fiyat aralığı, MOQ.
• Sertifikalar: ISO 9001, CE, HALAL, GMP, HACCP gibi ilgili belgeler (PDF).
• Referans liste: Mevcut müşteri/ülke örnekleri (NDA sınırları içinde).
• Görüşme amacı: Distribütör arama, üretici arama, joint venture, lisans, ihale takibi — hangisi?
• Kartvizit: Tek yüzü İngilizce, diğer yüzü Vietnamca basılmış (kültürel olarak çok değerlidir).
• Pasaport ve e-vize çıktısı: Vietnam'a giriş için evisa.gov.vn üzerinden alınan DT veya DL kategorisi e-vize.
• Davet mektubu (gerekirse): Devlet kurumu ya da sanayi odası görüşmeleri için resmi davet.

Maliyet Aralığı Tablosu

Aşağıdaki tablo, 2026 yılı için tipik B2B toplantı organizasyon hizmet kalemlerinin fiyat aralığını göstermektedir. Faisth Travel Agency olarak proje bazlı sabit fiyat veriyoruz; gizli kalem çıkarmıyoruz.

Karşılaştırma için: Vietnam Ticaret Ofisi (Vietrade) ve DEİK Türkiye-Vietnam İş Konseyi tarafından düzenlenen toplu ticaret heyetlerinde kişi başı katılım ücreti 2.200-3.800 USD aralığındadır; ancak bu programlarda görüşme firmaları kişiselleştirilmediği için sektörel uyum %30-40 seviyesinde kalır.

Uzman Görüşü

"Türk şirketleri Vietnam'a geldiğinde en sık karşılaştığımız iki sorun şudur: birincisi, randevuların 'genel müdür yardımcısı' düzeyinde alınması ama görüşmede satın alma kararı veren kişinin fabrika müdürü veya sourcing manager olduğunun farkına varılmaması; ikincisi, ilk toplantıda fiyat pazarlığına girilmesi. Vietnam'da ilk görüşme bir tanışma ve güven inşasıdır. Fiyat ikinci, çoğu zaman üçüncü görüşmede konuşulur. Bu kültürel ritmi anlamayan şirket, doğru muhatapla bile sonuç alamaz."
— Hanoi Operasyon Direktörü, Faisth Travel Agency

Sık Yapılan Hatalar

Geçtiğimiz 24 ayda gözlemlediğimiz, ziyaretin verimini doğrudan düşüren beş tipik hata:

1. Tek şehre sıkışmak: Hanoi yönetim, HCMC ticaret, Binh Duong-Dong Nai üretim merkezidir. Sadece Hanoi'ye gelen tedarikçi arayışı genellikle eksik kalır.
2. Tercümanı son güne bırakmak: Sektörel terminolojiye hakim tercüman bulmak 2-3 gün sürebilir. "Genel tercüman" tekstil veya kimya görüşmesinde yetersiz kalır.
3. Numune ve fiyat listesini yanında getirmemek: Vietnamlı muhatap ilk görüşmede somut belge görmek ister. Sadece sözlü sunum güveni düşürür.
4. Çift girişli e-vize almamak: Kamboçya veya Tayland'a geçip dönecek seyahatlerde tek girişli vize sorun yaratır; Decree 144/2024/ND-CP çerçevesinde çok girişli e-vize 90 güne kadar verilmektedir.
5. Follow-up'ı erteleyip kaybetmek: Toplantıdan sonraki 72 saat içinde teşekkür e-postası ve özet gönderilmezse hatırlanma oranı %50'nin altına düşer.

Hukuki ve Mevzuat Çerçevesi

B2B toplantıları doğrudan bir hukuki işlem değildir; ancak görüşme sonucunda imzalanabilecek MoU, NDA, distribütörlük veya tedarik sözleşmeleri Vietnam mevzuatına tabidir. 1 Temmuz 2025'te yürürlüğe giren Amended Law on Enterprises 2025, yabancı yatırımcı imzalı sözleşmelerde UBO (ultimate beneficial owner) beyanını zorunlu hale getirmiştir. Yine 1 Mart 2026'da yürürlüğe girecek olan Law on Investment 2025, sektör bazlı yatırım teşviklerini ve ortak girişim kurallarını yeniden düzenlemektedir. Bu nedenle MoU aşamasına gelmesi muhtemel görüşmelerde, taslak metinlerin görüşme öncesinde Vietnam'da yerleşik bir hukuk firması tarafından gözden geçirilmesi önerilir.

Resmi kaynaklar için: Vietnam Ministry of Planning and Investment, T.C. Hanoi Büyükelçiliği ve Kolay İhracat Platformu sektörel veriler için referans alınabilir.

İlgili Hizmetlerimiz

B2B toplantı organizasyonu çoğu zaman daha geniş bir pazara giriş projesinin parçasıdır. Aşağıdaki hizmetlerimiz bu süreci tamamlar:

• Vietnam Tedarikçi Bulma Danışmanlığı — üretici doğrulama ve fabrika denetimi dahil.
• Vietnam Distribütör Bulma Danışmanlığı — kanal seçimi ve sözleşme yapısı.
• Vietnam İthalat İhracat Danışmanlığı — gümrük, HS kodu ve lojistik desteği.
• Türkiye Vietnam İş Forumu ve B2B Görüşme Planlama — toplu heyet ve forum organizasyonu.
• Vietnam Kardeş Şehir Protokolleri — kamu-belediye düzeyinde işbirliği.

Sıradaki Adım

Vietnam'a planladığınız ziyaret için doğru muhataplarla, doğru zamanda ve doğru hazırlıkla oturmak istiyorsanız ekibimize sektörünüzü, hedefinizi ve tahmini ziyaret tarihinizi içeren kısa bir brief gönderin. İlk 48 saat içinde size ön hedef listesi taslağı, tahmini randevu doğrulama oranı ve sabit fiyatlı bir teklif sunarız. Görüşme programınız onaylandığında tüm operasyonu Hanoi ve HCMC ofislerimiz birlikte yürütür; siz Türkiye'den uçağa binene kadar gündem, tercüme, transfer ve toplantı dosyalarının tamamı hazır olur.