Vietnam Temsilcilik Ofisi Açma Danışmanlığı

Vietnam Temsilcilik Ofisi Açma: Hızlı Cevap

Vietnam'da Temsilcilik Ofisi (Representative Office — RO), yabancı ana şirketin Vietnam pazarında ticari faaliyet yürütmeden pazar araştırması, tedarikçi koordinasyonu ve müşteri temsili yapmasına olanak tanıyan bir yapıdır. Doğrudan satış, fatura kesme veya gelir elde etme yetkisi yoktur. Yasal dayanak: Decree 07/2016/ND-CP ve Law on Commerce 2005. Lisans süresi 5 yıldır ve yenilenebilir.

Ankara'daki ekibimiz ile Hanoi ve Ho Chi Minh City operasyon ofislerimiz, ana şirketin faaliyet alanına göre Department of Industry and Trade (DoIT) başvurusunu hazırlar; standart süreçte lisans 7 iş günü içinde sonuçlanır (eksik belge halinde 20 iş gününe kadar uzayabilir).

Temsilcilik Ofisi Hangi Durumda Doğru Seçim?

RO, henüz satış yapmadan pazarı tanımak isteyen şirketler için tasarlanmıştır. Türk firmaları için tipik kullanım senaryoları:

• Tedarikçi denetimi: Vietnam'dan tekstil, mobilya, elektronik ithal eden firmalar için yerel kalite kontrol ve fabrika koordinasyonu.
• İhracat pazarlaması: Türk gıda, makine veya yapı malzemesi üreticilerinin Vietnamlı distribütör ağını yönetmesi.
• Pazar araştırması: 100 milyon nüfuslu ve 2024 yılında %7,09 büyüyen Vietnam ekonomisinde sektör fizibilitesi yürütmek.
• Ana şirket marka temsili: Fuar, etkinlik ve B2B görüşmelerde Türkiye merkezli şirketin yerel yüzü olmak.

Eğer şirketiniz Vietnam'da fatura kesip gelir elde edecekse, RO yapısı yetersizdir. Bu durumda üretim/fabrika kurma veya JSC/LLC kuruluşu doğru yapıdır.

Başvuru Süreci: Adım Adım

1. Ön analiz (1-3 gün): Ana şirketin faaliyet kodlarının Vietnam'ın WTO taahhütleri ile uyumu kontrol edilir. Bazı sektörler (finans, sağlık, eğitim) için ek bakanlık onayı gerekir.
2. Belge toplama ve apostil (2-4 hafta): Türkiye'de ticaret sicil kaydı, ana sözleşme, son yıl mali tablosu Ankara'da apostil edilir, ardından Vietnam Konsolosluğu legalizasyonu yapılır.
3. Vietnamca çeviri ve noter (3-5 gün): Tüm belgeler Vietnam'da yeminli tercüman tarafından çevrilir ve noter onaylanır.
4. DoIT başvurusu (7 iş günü): İl Sanayi ve Ticaret Müdürlüğü'ne dosya sunulur. Hanoi ve HCMC dışındaki şehirlerde süre 10-12 iş gününe çıkabilir.
5. Lisans alındıktan sonra (10-15 gün): Mühür kazıma, vergi kodu (tax code) alma, banka hesabı açma ve MOLISA'ya iş gücü bildirimi.
6. Operasyonel kurulum: Ofis kira sözleşmesi, baş temsilci için Decree 219/2025/ND-CP kapsamında work permit başvurusu (gerekirse).

Toplam süreç, belgelerin Türkiye'den hazır gelmesi halinde 4-6 hafta sürer. Resmi başvuru rehberi için Vietnam Ministry of Industry and Trade kaynağına bakılabilir.

Gerekli Belgeler Listesi

Ana Şirketten (Türkiye)

• Ticaret sicil gazetesi/faaliyet belgesi (son 3 ay, apostilli)
• Ana sözleşme (apostilli + Vietnamca çevirili)
• Son mali yıl bilanço ve gelir tablosu (denetlenmiş, apostilli)
• Yönetim kurulu kararı — RO açma ve baş temsilci atama (apostilli)
• Türkiye'deki banka referans mektubu (opsiyonel ama güçlü dosya için önerilir)

Baş Temsilci (Chief Representative)

• Pasaport fotokopisi (geçerlilik min. 18 ay)
• CV ve atama mektubu
• 3x4 fotoğraf (4 adet)
• Yabancı ise: work permit muafiyet/başvurusu (Decree 219/2025/ND-CP)

Ofis Adresi

• Kira sözleşmesi (min. 1 yıl, ticari kullanım izinli bina)
• Bina sahibinin mülkiyet belgesi (Red Book) fotokopisi
• Yangın güvenliği uygunluk belgesi

Uzman notu — Hanoi Operasyon Direktörü: 'Türk şirketlerinin %40'ı ilk başvuruda mali tablo eksikliğinden ret alıyor. Vietnam DoIT, ana şirketin son finansal yılını denetlenmiş olarak görmek istiyor; serbest muhasebeci onayı çoğu zaman yeterli değil. SMMM/YMM raporu + bağımsız denetim varsa süreç sorunsuz ilerliyor.'

Maliyet Tablosu (2026)

Karşılaştırma için: Tam teşekküllü bir LLC kuruluşu 3.500-7.000 USD aralığında, JSC ise 5.000-10.000 USD. RO'nun düşük maliyeti, ticari faaliyet kısıtı ile dengelenir.

Sık Yapılan Hatalar

• RO'yu satış yapmak için kullanmaya çalışmak: Vietnam vergi otoritesi 2023-2024 döneminde 280'den fazla RO'yu denetledi; faturalandırma veya sözleşme imzası tespit edilenlerin lisansı iptal edildi ve geriye dönük kurumlar vergisi tahakkuk ettirildi.
• Ana şirketin 1 yıllık faaliyet şartını atlamak: Decree 07/2016/ND-CP, Madde 7: ana şirket en az 1 yıldır kayıtlı olmalıdır. Yeni kurulmuş Türk şirketleri için RO açılmaz.
• Baş temsilciyi LLC direktörü ile karıştırmak: RO baş temsilcisi başka bir Vietnam şirketinin yasal temsilcisi olamaz. Çift unvan dosyayı reddettirir.
• Ofis adresini ev/sanal ofis göstermek: Vietnam, RO için fiziksel ticari adres ister. Coworking adresleri çoğu ilde kabul görmez.
• Mali tablo denetimsiz sunmak: DoIT, son yıl denetlenmiş finansal rapor talep eder; SMMM onayı bazen yetersiz kalır.

RO'nun Yapamadıkları (Sınırlar)

Bu konu Türk yatırımcıların en sık kafasını karıştıran noktadır. RO yapamaz:

• Vietnam'da fatura kesemez, gelir elde edemez
• Doğrudan satış sözleşmesi imzalayamaz (sadece ana şirket adına aracılık)
• Mal ithal edip satamaz — gerekirse e-ticaret şirketi veya LLC kurulmalı
• Vietnamlı çalışanlara doğrudan komisyon ödeyemez (sadece sabit maaş + ana şirket transferi)
• Şube açamaz veya başka şirkete ortak olamaz

RO'nun yapabildikleri: pazar araştırması, ana şirket adına müzakere koordinasyonu, tedarikçi/müşteri ziyareti, marka tanıtımı, fuar katılımı. Detaylı tedarikçi denetim süreci için fabrika ziyareti organizasyonu hizmetimize bakabilirsiniz.

RO Sonrası: Banka Hesabı ve Operasyon

Lisans alındıktan sonra RO'nun fonksiyonel olması için tax code (10 haneli vergi numarası) ve kurumsal banka hesabı şarttır. Vietnam'da yabancı RO için en yaygın banka tercihleri Vietcombank, BIDV ve HSBC Vietnam'dır. Hesap açılışı genellikle 5-10 iş günü sürer; ancak Türk vatandaşı baş temsilciler için bankalar yerel ikamet kartı (TRC) talep edebilir. Süreç detayı için Vietnam banka hesabı açma rehberimize bakınız.

RO her yıl 30 Ocak'a kadar faaliyet raporunu DoIT'e sunmak zorundadır (Circular 11/2016/TT-BCT). Rapor verilmemesi 20-40 milyon VND idari para cezası ve lisans iptali riskini doğurur.

Sıradaki Adım

Vietnam temsilcilik ofisi açma kararı, ana şirketinizin Vietnam'daki uzun vadeli stratejisine bağlıdır. Eğer 12-24 ay içinde satış faaliyetine geçecekseniz, RO yerine doğrudan LLC kurulumu çoğu zaman daha ekonomiktir. Ekibimiz, ana şirket yapınızı ve hedeflerinizi inceleyip RO mu yoksa LLC mi seçilmesi gerektiğine dair yazılı bir karşılaştırma raporu hazırlar. Belge listenizi iletişim formundan ileterek ön analiz görüşmesi talep edebilirsiniz; ilk değerlendirme ücretsizdir ve 48 saat içinde geri dönüş yapılır.