Türkiye Vietnam İş Forumu ve B2B Görüşme Planlama

Türkiye Vietnam İş Forumu ve B2B Görüşme Planlama

Türkiye ile Vietnam arasındaki ticaret hacmi 2024 sonunda 2,1 milyar USD seviyesine ulaştı ve iki ülke arasında müzakere süreci ilerleyen Serbest Ticaret Anlaşması henüz yürürlükte değil. Bu nedenle pazar girişinin önemli bir kısmı, yüz yüze yapılan iş forumları ve B2B eşleştirme programları üzerinden yürüyor. DEİK Türkiye-Vietnam İş Konseyi, Vietnam Ticaret ve Sanayi Odası (VCCI) ve T.C. Hanoi Büyükelçiliği Ticaret Müşavirliği verilerine göre yıllık ortalama 15-20 ortak iş forumu düzenleniyor.

Verimli bir forum, salondaki sandalye sayısıyla değil; katılımcı profilinin doğru filtrelenmesi, görüşme gündeminin önceden netleşmesi ve etkinlik sonrası 90 günlük takip dosyasının kurulmasıyla ölçülür. Bu rehber, vietnam.com.tr ekibinin son dört yılda yönettiği 40'tan fazla heyet ve forumdaki saha deneyimine dayanır.

Hızlı Cevap: Türkiye-Vietnam iş forumu hazırlığı genellikle 6-8 hafta sürer. Tipik bir kurumsal katılımcı için toplam maliyet (3 kişilik heyet, 4 gün Hanoi/HCMC) 8.500-14.000 USD aralığındadır. Bu rakama uçuş, konaklama, tercüman, randevu organizasyonu ve takip raporu dahildir. Forum öncesi en az 10-15 ön filtreli B2B randevu kurulması, geri dönüş oranını ortalama %35-50 artırır.

İş Forumu ile B2B Görüşme Programı Arasındaki Fark

Saha pratiğinde sıkça karıştırılan iki yapı vardır ve bütçe planı bu farkı bilmekle başlar:

Çoğu Türk şirketi için en doğru yapı, açılış günü iş forumu + sonraki 2-3 gün hedeflenmiş B2B görüşme kombinasyonudur. Forum, sektör panoramasını verir; B2B masası ise satınalma kararını veren kişiyle doğrudan temas sağlar.

Detaylı Hazırlık Süreci: 8 Haftalık Yol Haritası

1. Hafta 1 — Hedef tanımlama: Şirketin Vietnam'dan beklediği çıktının yazılı tanımı (distribütör arayışı, tedarikçi doğrulama, ortak üretim, satış ofisi fizibilitesi). Bu adım atlandığında randevuların %40'ı verimsiz geçer.
2. Hafta 2 — Sektörel uzun liste: VCCI üye veri tabanı, Vietnam Customs ithalat-ihracat verileri ve Vietnam Ticaret Bakanlığı sektör raporlarıyla 80-120 firmalık taraf listesi.
3. Hafta 3 — Ön filtreleme: Ciro bandı, ihracat/ithalat hacmi, yönetici iletişim bilgisi ve ortaklık geçmişi kontrolü. 80-120 firma, 25-40 kısa listeye düşürülür.
4. Hafta 4 — İlk temas: Vietnamca + İngilizce şirket tanıtım dosyası (one-pager) ile e-posta ve WhatsApp/Zalo üzerinden ilk yaklaşma. Vietnam'da Zalo'ya cevap oranı e-postanın 2-3 katıdır.
5. Hafta 5-6 — Randevu kilitleme: Forum tarihinin etrafında 10-15 randevu, 20-30 dakikalık bloklarla otel toplantı salonu veya firma merkezinde planlanır.
6. Hafta 7 — Sunum ve numune hazırlığı: Vietnamca dilinde teknik fiyat listesi, HS kodu eşleştirmesi, gümrük vergi simülasyonu, varsa numune kargo planı.
7. Hafta 8 — Tercüman briefingi ve seyahat: Tercüman sektörel kelime listesiyle brief edilir, otel-uçuş-vize doğrulanır. Vietnam e-vize 7-10 iş günü içinde alınır (evisa.gov.vn).
8. Forum sonrası — 90 günlük takip dosyası: Her görüşmenin tutanağı, gönderilen taahhütler, açık aksiyonlar ve sorumlular tek Excel'de izlenir.

Gerekli Belgeler Listesi

• Şirket tanıtım dosyası (one-pager): Vietnamca + İngilizce, maks. 2 sayfa
• Ürün/hizmet kataloğu: HS kodu eşlemeli, fiyat bandı belirtilmiş
• Faaliyet belgesi ve Ticaret Sicil Gazetesi tercümesi (noter onayı şart değil ama profesyonel imaj için faydalı)
• Referans listesi: Mevcut ihracat pazarları ve büyük müşteri referansları
• Vize: Türk vatandaşı için Vietnam e-vize (90 gün single/multiple entry, 25-50 USD)
• Kartvizit: Vietnamca-İngilizce çift yön baskı, unvan açık yazılmış
• NDA taslağı: İngilizce, Vietnam hukukuna referanslı (özellikle tedarikçi görüşmelerinde)
• Numune evrakları: Vietnam Gümrük için commercial invoice + packing list, numune değeri 1.000 USD altında ise hızlı işlem
• Seyahat sağlık sigortası: Minimum 30.000 USD teminat

Maliyet Aralığı (3 Kişilik Heyet, 4 Gün)

Not: DEİK Türkiye-Vietnam İş Konseyi resmi heyetlerine katılırsanız randevu organizasyonu ve toplantı salonu kalemleri büyük ölçüde konsey/elçilik kanalıyla karşılanır; bu durumda toplam maliyet 5.500-8.000 USD bandına iner.

Forum Sırasında B2B Görüşme Yönetimi

Sahada 20-30 dakikalık randevular için kullandığımız standart akış:

• İlk 3 dakika: Karşı tarafın profili (Vietnam'da unvanlar Türkiye'ye göre daha hiyerarşiktir; doğru muhatabı doğrulayın)
• 5-12. dakika: Şirket tanıtımı + somut iş modeli önerisi (genel sunum YOK, tek slayt yeterli)
• 12-22. dakika: Fiyat, hacim, ödeme koşulları, lojistik. Vietnam'da L/C at sight ve T/T 30 gün en yaygın ödeme şekilleridir.
• 22-28. dakika: Bir sonraki adım — numune talebi, fabrika ziyareti, MOU draft. Yazılı taahhüt alın.
• Son 2 dakika: Zalo/WhatsApp değişimi, fotoğraf, kartvizit teyidi.

Görüşmelerin doğal devamında çoğu Türk şirketi fabrika ziyareti programı veya bayi/distribütör arama süreci ihtiyacı doğurur. Bu nedenle forum takvimi sonrası 2 günlük açık takvim bırakmanızı öneririz.

Uzman Görüşü

"Türk firmalarının Vietnam iş forumlarında yaptığı en pahalı hata, randevuları forum öncesi değil, forum sırasında 'tanıştığımız kişilerle' kurma refleksidir. Hanoi'de yaptığımız 12 heyetin verisine göre, forum öncesi 10+ randevu kilitleyen şirketlerde somut iş çıkma oranı %58, sadece etkinlikte tanışıp randevu alanlarda bu oran %14'tür. Vietnam'da karar süreçleri yavaş ilerler; ilk teması Türkiye'deyken kurmuş olmak, ikinci görüşmenin masaya gelmesini sağlar." — Hanoi Operasyon Direktörü, vietnam.com.tr

Sık Yapılan 5 Hata

1. Tek dilli (sadece İngilizce) tanıtım dosyası: Vietnamlı orta düzey yöneticilerin yaklaşık %40'ı teknik İngilizce sunumu rahat takip edemez. Vietnamca özet zorunludur.
2. Tercümanı son hafta seçmek: Sektörel kelime listesi olmayan tercüman, fiyat ve teknik özellik tartışmasında yanlış anlamaya yol açar. Brief en az 5 iş günü önce yapılmalı.
3. Forum bitince ülkeden ayrılmak: En değerli görüşmeler çoğu zaman forumun ertesi günü, ofis ziyareti veya akşam yemeğinde gerçekleşir. 2 günlük buffer şarttır.
4. NDA'yı sonradan göndermek: Numune veya formül paylaşılacaksa NDA görüşme öncesi imzalanmalı. Sonradan istenen NDA Vietnam tarafında soğukluk yaratır.
5. Takip dosyasını kurmamak: Forum sonrası 14 gün içinde takip e-postası gönderilmeyen görüşmelerin %70'i tekrar açılmaz. 90 günlük yapılandırılmış takip kritik.

Mevzuat ve Resmi Kaynak Notları

Forum sırasında yapılan ön sözleşmeler (MOU, LOI) Vietnam hukuku altında bağlayıcı değildir; ancak Letter of Intent içinde belirtilen taahhütler iyiniyet kuralları çerçevesinde mahkemelerce dikkate alınır. Yatırım bağlamı doğarsa Law on Investment 2025 (1 Mart 2026 yürürlük) ve Amended Law on Enterprises 2025 (1 Temmuz 2025 yürürlük) çerçevesinde IRC/ERC başvurusu gündeme gelir. Bu aşamada UBO (gerçek faydalanıcı) bildirimi zorunludur.

Resmi kaynaklar:

• DEİK Türkiye-Vietnam İş Konseyi — Heyet takvimi ve ortak forumlar
• T.C. Hanoi Büyükelçiliği Ticaret Müşavirliği — Sektör raporları ve protokol desteği
• Vietnam Chamber of Commerce and Industry (VCCI) — Vietnam firma veri tabanı
• Vietnam Immigration — e-Visa

İlgili Hizmetlerimiz

• Vietnam İş Bağlantıları Danışmanlığı — Forum öncesi B2B taraf havuzu kurulumu
• Vietnam Bakanlık ve Protokol Organizasyonu — Resmi kurumlarla görüşme
• Vietnam Tedarik Zinciri Denetimi — Forum sonrası tedarikçi doğrulama

Sıradaki Adım

Vietnam tarafında bir iş forumu veya B2B program planlıyorsanız, hazırlık penceresinin 6-8 hafta olduğunu unutmayın. vietnam.com.tr ekibi olarak sizin için hedef tanımı, taraf listesi, randevu kilitleme, tercüman ve 90 günlük takip dosyası dahil tek bir program halinde yönetiriz. İlk adım olarak şirket hedefinizi ve sektör beklentinizi belirten kısa bir brief göndermeniz yeterli; 5 iş günü içinde size özel taslak takvimi ve maliyet tablosunu paylaşırız.