Heyet Talep Formu

Heyet Talep Formu Nedir, Ne İçin Doldurulur?

Vietnam'a kurumsal heyet, iş ziyareti, fuar katılımı veya sektörel temas programı planlıyorsanız ön taleplerinizi bu form üzerinden iletebilirsiniz. Form, ekibimizin heyetinizin büyüklüğünü, ziyaret amacını, tarih aralığını ve ihtiyaç duyulan operasyonel hizmetleri anlamasını sağlar. Bu bilgi olmadan ne fiyat teklifi ne de program taslağı çıkarılabilir; çünkü Hanoi–Ho Chi Minh City arasındaki 3 günlük bir B2B programı ile Hai Phong Limanı çevresindeki tedarikçi ziyareti tamamen farklı lojistik ve protokol gerektirir.

Türkiye ile Vietnam arasında imzalanmış bir Serbest Ticaret Anlaşması bulunmamaktadır; ancak Vietnam, CPTPP ve RCEP dahil 18 aktif FTA ile ASEAN, Japonya, Güney Kore, AB ve İngiltere pazarlarına ayrıcalıklı erişim sunan bir üretim ve transit merkezidir (Kaynak: WTO Center Vietnam). Bu nedenle gelen heyet taleplerinin yaklaşık %62'si üretim/tedarik amaçlı, %23'ü yatırım ve şirket kurulumu odaklı, kalanı ise fuar ve sektörel networking ağırlıklıdır.

Formu doldurmadan önce bilmenizi isteriz: Bu form bir ön bilgi toplama aracıdır. Doldurmanız sizi herhangi bir mali yükümlülük altına sokmaz, hizmet sözleşmesi anlamına gelmez. Ekibimizin 48 saat içinde sizinle iletişime geçip yapılabilirlik değerlendirmesi yapması içindir.

Formda Hangi Bilgiler İsteniyor?

Form 5 ana bölümden oluşur. Her alanın ne için kullanıldığını aşağıda açıklıyoruz, böylece neyi neden yazdığınızı bilerek doldurursunuz.

1. Kurum ve İletişim Bilgileri

• Şirket unvanı ve vergi numarası — Davet mektubu hazırlığında ve Vietnam tarafındaki muhataplara sunulacak kurumsal dosyada kullanılır.
• Yetkili kişi ad-soyad, unvan, telefon, e-posta — Tek muhatap belirlenmesi karışıklığı önler. Heyet büyüdükçe iletişim trafiği artar; tek kontak noktası kritiktir.
• Sektör ve ana faaliyet alanı — Vietnam'da görüşülecek karşı taraf (üretici, ithalatçı, devlet kurumu) buna göre seçilir.

2. Heyet Profili

• Katılımcı sayısı — 4 kişilik bir heyet ile 18 kişilik bir heyetin transferi, otel blok rezervasyonu ve toplantı salonu ihtiyacı farklıdır.
• Katılımcıların pozisyonları — CEO/Yönetim Kurulu seviyesinde ise protokol ziyareti (T.C. Hanoi Büyükelçiliği, VCCI) önerilir; teknik ekipse fabrika ziyareti programlanır.
• Pasaport türü — Umuma mahsus, hizmet (gri) veya diplomatik (siyah) pasaport vize prosedürünü değiştirir.

3. Program Tarihleri ve Şehirler

• Tercih edilen tarih aralığı — Vietnam'da Tet (Ay Yeni Yılı, genellikle Ocak sonu–Şubat ortası) tatili boyunca tüm devlet kurumları ve fabrikaların büyük çoğunluğu 7–10 gün kapalıdır. Bu dönemde program kurulması önerilmez.
• Ziyaret edilecek şehirler — Hanoi (siyasi başkent, kuzey sanayi), Ho Chi Minh City (ticari merkez, güney), Da Nang (orta), Hai Phong (liman), Bac Ninh (elektronik üretim) farklı sektörlere hizmet eder.
• Toplam gün sayısı — Realistik minimum 4 tam iş günüdür; çünkü Hanoi–HCMC uçuşu, transfer ve check-in süreleriyle birlikte yarım gün götürür.

4. Hizmet İhtiyaçları

• Vize/davet mektubu desteği
• Otel rezervasyonu (4* / 5*)
• VIP transfer (havalimanı + şehir içi)
• Türkçe–Vietnamca tercüman (B2B veya teknik)
• Toplantı salonu kiralama
• Tedarikçi/müşteri eşleştirme listesi
• Fabrika ziyareti koordinasyonu
• Protokol ziyareti randevuları (Büyükelçilik, VCCI, ilgili Bakanlık)

5. Bütçe ve Beklenti

Tahmini bütçe aralığı (kişi başı veya toplam) ve programdan ana beklenti (sözleşme imzası, MoU, tedarikçi tespiti, pazar görme) yazılır. Bu alan zorunlu değildir; ancak doldurulduğunda teklif %40 daha hızlı hazırlanır.

Bu Bilgiler Neden Gerekli?

Heyet programı, uçuş bileti ve toplantı saatlerinin yan yana dizilmesi değildir. Vietnam'da kurumsal randevu kültürü Türkiye'den farklı işler: Devlet kuruluşları ve büyük üreticiler için randevu talebi resmi yazıyla, ziyaretten en az 2–3 hafta önce yapılmalıdır. VCCI (Vietnam Ticaret ve Sanayi Odası) protokol randevuları için bu süre 4 haftaya çıkabilir (Kaynak: vcci.com.vn).

Vize tarafında ise e-visa 3 iş gününde, sponsorlu davet mektubu ile geleneksel vize 5–7 iş gününde sonuçlanır (Kaynak: evisa.gov.vn). Hizmet/diplomatik pasaport sahipleri için Decree 144/2024/ND-CP kapsamında bazı muafiyetler bulunsa da resmi nota süreci gerekebilir; bu da Dışişleri Bakanlığı kanalıyla minimum 10 iş günü demektir. Yani heyet tarihini 3 hafta sonraya koyup tüm protokol randevularını talep etmek matematiksel olarak imkânsızdır.

Katılımcı pozisyonu bilgisi, eşleştirme yapacağımız Vietnamlı şirketin yönetim seviyesini belirler. Üst yönetim heyetinin teknik müdür düzeyinde bir muhatapla görüştürülmesi diplomatik bir hatadır ve sözleşme şansını düşürür.

Faisth Travel Hanoi Operasyon Direktörü: "Son 3 yılda koordine ettiğimiz 140'tan fazla Türk iş heyetinin yaklaşık dörtte birinde, müşteri ilk başta 'sadece otel ve transfer yeter' dedi. Programın ortasında 'şu fabrikayı da görelim, VCCI ile randevu alalım' talebi geldiğinde iş zorlaşıyor. Bu yüzden formdaki bilgilerin ön planlamada eksiksiz verilmesi, hem maliyeti hem zaman kaybını ciddi azaltıyor."

Form Sonrası Süreç: Sıradaki Adımlar

1. 0–48 saat: Form ekibimize ulaşır, ön değerlendirme yapılır. Eksik veya belirsiz alanlar için sizi telefonla ararız.
2. 2–5. gün: Yapılabilirlik raporu ve taslak program hazırlanır. Bu rapor; önerilen şehir sırası, tahmini maliyet aralığı (otel + transfer + tercüman + koordinasyon kalemleri ayrı ayrı), risk notları ve alternatif tarih önerilerini içerir.
3. 5–10. gün: Taslak üzerinde karşılıklı revizyon yapılır. Onay sonrası hizmet sözleşmesi ve avans faturası düzenlenir. Avans genellikle toplam bedelin %40'ıdır; otel ve uçuş blok rezervasyonu içindir.
4. Ziyarete kadar olan süreç: Vize başvuruları, davet mektupları, randevu konfirmasyonları ekibimizce takip edilir. Haftalık ilerleme raporu paylaşılır.
5. Ziyaret süresince: Saha koordinatörü heyetinize eşlik eder. Acil durumlar için 7/24 telefon hattı açılır.
6. Ziyaret sonrası: Görüşülen firmalarla ilgili kapanış raporu, takip aksiyonları ve önerilen sonraki adımlar yazılı olarak teslim edilir.

Sık Yapılan Hatalar — Form Doldururken Dikkat

• Tarihi çok dar tutmak: "Önümüzdeki 10 gün içinde olsun" talebi vize, randevu ve uçuş bilet maliyetleri açısından ciddi sorun çıkarır. Minimum 4 hafta önerilir.
• Ziyaret amacını muğlak yazmak: "Pazar araştırması" çok geneldir. "Tekstil aksesuarı (fermuar, etiket) tedarikçisi tespiti, 200.000 USD/yıl alım hedefi" gibi somut yazım, eşleştirme kalitesini artırır.
• Tercüman ihtiyacını atlamak: Vietnam'da B2B toplantılarının %85'i Vietnamca yapılır; İngilizce yeterli sanılır ama teknik görüşmelerde yetersiz kalır. Tercüme kalemini en başta planlayın. Tercüme süreçleri için Vietnam Vizesi İçin Tercüme sayfamızı inceleyebilirsiniz.
• Bütçe alanını boş bırakmak: Bütçe yazmadan teklif istemek, ekibimizin 3* ve 5* otel alternatiflerini birlikte sunmasına ve sizin de karşılaştırma yapamamanıza yol açar.

İlgili Hizmetlerimiz

Heyet programınız aşağıdaki hizmet alanlarıyla doğrudan bağlantılı olabilir:

• Vietnam Tedarikçi Bulma Danışmanlığı — Heyet öncesi shortlist hazırlığı
• İhracatçı KOBİ İçin Vietnam Danışmanlığı — KOBİ ölçeğinde pazar giriş stratejisi
• Vietnam TRC Yenileme Danışmanlığı — Uzun vadeli ofis/temsilcilik planlıyorsanız
• Vietnam Çalışma İzni Red Sebepleri — Yerel istihdam düşünüyorsanız Decree 219/2025/ND-CP kapsamında dikkat edilmesi gerekenler

KVKK ve Gizlilik Notu

Form aracılığıyla ilettiğiniz bilgiler 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında işlenir. Verileriniz yalnızca heyet talebinizin değerlendirilmesi, teklif hazırlanması ve sözleşme yapılması halinde hizmet sunumu amacıyla kullanılır.

• Bilgileriniz üçüncü taraflarla paylaşılmaz; istisna olarak, talep ettiğiniz hizmet için zorunlu olan Vietnam'daki yerel operasyon ortaklarımız (otel, tercüman bürosu, transfer firması) ile yalnızca ilgili kısım paylaşılır.
• Pazarlama amaçlı e-posta veya arama yapılmaz; iletişim yalnızca talebinize özgüdür.
• Verilerinizin silinmesini her zaman info@vietnam.com.tr üzerinden talep edebilirsiniz; talep 30 gün içinde işleme alınır.
• Detaylı politika için KVKK Kurumu resmi sitesini inceleyebilirsiniz.

Sıradaki Adım

Formu eksiksiz doldurmanız, ekibimizin size 48 saat içinde hazırlıklı dönüş yapmasını sağlar. Belirsiz veya ön araştırma aşamasındaysanız da çekinmeden iletin; ilk görüşmemizde yapılabilirlik ve realistik bütçe aralığını birlikte konuşuruz. Form göndermek yerine doğrudan ön görüşme talep etmek isterseniz info@vietnam.com.tr adresine kısa bir e-posta yeterlidir; Ankara koordinasyon ofisimiz aynı iş günü içinde size dönüş yapar.