Organizasyon Talep Formu

Organizasyon Talep Formu Nedir?

Bu form, Vietnam'da düzenleyeceğiniz kurumsal etkinliklerin ön planlama bilgilerini tek bir noktadan toplamak için hazırlanmıştır. Fuar katılımı, bayi toplantısı, fabrika ziyareti, tedarikçi denetimi, B2B görüşme programı, heyet ziyareti veya MICE etkinliği fark etmeksizin, talebinizi yapılandırılmış biçimde almak operasyonun ilk ve en kritik adımıdır.

Vietnam, 2024 yılında Türkiye ile 4,07 milyar USD ikili ticaret hacmine ulaşmış (Kaynak: T.C. Ticaret Bakanlığı) ve Türk şirketlerinin saha ziyaret talepleri her yıl artmaktadır. Hanoi, Ho Chi Minh City, Da Nang, Hai Phong ve Binh Duong gibi farklı sanayi havzalarına yapılan ziyaretler birbirinden çok farklı lojistik gerektirir. Form, bu farkları başlangıçta ayırt edebilmemiz için tasarlanmıştır.

Vietnam'da etkinlik veya heyet programı düzenlemek; tarih seçmek, otel rezerve etmek ve transfer ayarlamaktan ibaret değildir. Vize rejimi, davet mektubu, tercüman tedariki, fabrika protokolü, gümrük belgeleri, MICE izinleri ve sektörel kontak ağı birlikte yönetilir. Doğru bilgi ile başlayan bir talep, %30-40 daha hızlı teklifleşmeyi mümkün kılar.

Form'da Hangi Bilgiler İsteniyor?

Form, üç ana grup altında toplanan bilgileri sorar. Her bir alanın ne için kullanıldığını aşağıda netleştirdik.

1. Şirket ve İletişim Bilgileri

• Şirket unvanı ve vergi numarası: Faturalama, davet mektubu (visa support letter) ve resmi yazışmalar için.
• Yetkili kişi adı ve unvanı: Operasyon süresince muhatap belirlemek için.
• E-posta ve telefon (WhatsApp dahil): Hanoi ofisimizle saat farkı (GMT+7, Türkiye'den +4 saat) gözeterek iletişim kurmak için.
• Sektör: Tekstil, makine, gıda, plastik, otomotiv yan sanayi, inşaat malzemeleri gibi alanlar; doğru saha kontağı için kritiktir.

2. Etkinlik / Program Bilgileri

• Etkinlik türü: Fuar katılımı, fabrika ziyareti, bayi toplantısı, B2B program, heyet ziyareti, açılış, lansman, MICE etkinliği.
• Tarih aralığı: Kesin veya esnek tarihler. Vietnam'da Tet (Ay Yeni Yılı, Ocak sonu–Şubat ortası) döneminde fabrikaların 7-10 gün kapalı olduğunu hatırlatırız.
• Şehir(ler): Hanoi, Ho Chi Minh, Da Nang, Hai Phong, Binh Duong, Bac Ninh gibi.
• Katılımcı sayısı: Heyet 1-5 kişi mi, 20+ kişilik delegasyon mu — her ikisinin operasyonu farklıdır.
• Süre: Toplam program günü.

3. Hizmet Beklentisi

• Tercüman ihtiyacı (Türkçe-Vietnamca, Türkçe-İngilizce-Vietnamca üçlü).
• Konaklama sınıfı (3-4-5 yıldız).
• VIP transfer, kiralık araç, şoför.
• Davet mektubu / vize desteği.
• Fabrika randevuları ve ön denetim.
• Yeminli tercüme, noter, apostil ihtiyacı.

Bu Bilgiler Neden Gerekli?

Vietnam organizasyonlarında fiyat ve takvim, talebin spesifikliğine göre farklılaşır. Aynı haftada Hanoi'de 3 günlük 2 kişilik fabrika ziyareti ile Ho Chi Minh'de 5 günlük 15 kişilik bayi toplantısının operasyonu, maliyeti ve hazırlık süresi birbirinden tamamen ayrıdır.

Vize tarafında, Vietnam e-vize sistemini Ağustos 2023'ten bu yana 90 güne kadar tek/çok girişli olarak uyguluyor (Kaynak: evisa.gov.vn). Ancak heyet programlarında bazı durumlarda davet mektubu (visa approval letter) ile başvuru daha hızlı sonuç verir. Form, hangi yolun uygun olduğunu belirlememizi sağlar.

Hanoi Operasyon Direktörümüz: 'Türkiye'den gelen bir heyet talebinde en sık eksik kalan üç bilgi şudur: katılımcıların pasaport bilgileri, kesin uçuş tarihleri ve fabrika ziyaretinde imzalı NDA gerekip gerekmediği. Bu üç bilgi başta netleşirse, 30 günlük hazırlık süresi 12-15 güne iner.'

Form Sonrası Süreç: Adım Adım

1. Form gönderimi: Talebiniz Hanoi ofisimize ve Ankara koordinasyon ekibine eş zamanlı düşer.
2. Ön değerlendirme (1-2 iş günü): Operasyon ekibi formdaki bilgileri inceler, ek bilgi gerekiyorsa size e-posta veya WhatsApp ile döner.
3. Uygunluk kontrolü: Talep edilen tarihlerde fabrika/otel/tercüman müsaitliği kontrol edilir. Tet, fuar dönemleri (örn. VietnamPlas, Vietnam International Trade Fair) gibi yoğun zamanlarda alternatif tarih önerilir.
4. Detaylı teklif (3-5 iş günü): Kalem kalem fiyatlı, kapsamı net, sözleşme taslağı içeren teklif iletilir.
5. Sözleşme ve ön ödeme: Onay sonrası sözleşme imzalanır, genellikle %30-50 ön ödeme alınır.
6. Operasyon hazırlığı: Davet mektupları, fabrika randevuları, tercüman ataması, transfer planı oluşturulur.
7. Saha günü: Hanoi/HCMC ofisimizden bir koordinatör programa eşlik eder.
8. Kapanış raporu: Etkinlik sonrası yapılan görüşmelerin notları, fotoğraflar, harcama dökümü teslim edilir.

Toplam ön hazırlık süresi, programın karmaşıklığına göre 10 ile 45 gün arasında değişir. Fuar gibi sabit takvimli etkinliklerde 60-90 gün önceden başlamak idealdir.

Sık Yapılan Hatalar

• Tet dönemine program koymak: Ay Yeni Yılı'nda (Ocak sonu–Şubat ortası) Vietnam'da iş hayatı durur. Form'da bu tarihleri tercih ettiyseniz alternatif öneririz.
• Pazartesi sabahı fabrika ziyareti planlamak: Vietnam fabrikaları haftalık üretim toplantısını pazartesi sabahı yapar; Salı-Perşembe ziyaret daha verimlidir.
• Tercümansız 'kendimiz hallederiz' yaklaşımı: Vietnamca dışında İngilizce konuşma seviyesi fabrika kademesinde sınırlıdır. Yeminli/teknik tercüman olmadan kritik kararlar zayıflar. Detay için Vietnamca Yeminli Tercüme sayfamızı inceleyebilirsiniz.
• Vize tarihini son haftaya bırakmak: E-vize ortalama 3 iş günü çıkar ancak yoğun dönemde 5-7 güne uzar. Türkiye-Vietnam vize rejimi sayfamız güncel bilgi içerir.
• Şehirler arası mesafeyi küçümsemek: Hanoi-HCMC arası uçakla 2 saat, ancak transfer + check-in dahil yarım gün kayıptır.

İlgili Sayfalar

• Vietnam MICE Danışmanlığı — Toplantı, kongre, teşvik gezisi ve etkinlik yönetimi.
• Hanoi Ofisimiz — Saha operasyonlarımızı yöneten yerel ekip.
• Türkiye-Vietnam Vize Rejimi — Heyet üyeleri için güncel başvuru süreci.

KVKK ve Gizlilik Notu

Form aracılığıyla ilettiğiniz bilgiler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında işlenir. Verileriniz yalnızca talebinizin değerlendirilmesi, teklif hazırlanması ve operasyonun yürütülmesi amacıyla kullanılır.

• Veriler yetkili ekip dışında üçüncü taraflarla paylaşılmaz; istisna, davet mektubu için Vietnam Göç İdaresi'ne (Vietnam Immigration Department) yapılan başvurular ve fabrika randevuları için ilgili tedarikçilerdir.
• Pasaport bilgileri, formdan değil ayrı bir güvenli kanaldan (şifreli e-posta veya WhatsApp Business) talep edilir.
• Saklama süresi: Talep değerlendirme amacıyla 24 ay, sözleşme imzalanırsa Vergi Usul Kanunu kapsamında 10 yıl.
• KVKK kapsamındaki haklarınızı kullanmak için kvkk@vietnam.com.tr adresine başvurabilirsiniz. Detaylı bilgi KVKK resmi sitesinde bulunabilir.

Sıradaki Adım

Vietnam'daki organizasyon talebinizi bu form üzerinden iletin. Form'u aldıktan sonra Hanoi ofisimiz 1-2 iş günü içinde ön değerlendirme dönüşü yapar; eksik bilgi gerekiyorsa hızla iletişime geçeriz. Acil bir ihtiyacınız varsa form altındaki notlar bölümüne 'acil' notu düşmeniz yeterlidir; aynı gün içinde sizinle iletişime geçeriz. Türkiye'den planlama yapan firmalar için Ankara koordinatörümüz tüm süreci tek noktadan yönetir.