Vietnam MICE Danışmanlığı

Vietnam MICE Danışmanlığı: Hızlı Cevap

Vietnam MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions), Türk şirketlerinin Vietnam'da düzenlediği kurumsal toplantı, teşvik seyahati, konferans ve fuar organizasyonlarını kapsar. Hanoi, Ho Chi Minh City ve Da Nang başta olmak üzere üç ana destinasyonda 50-2000 kişilik programlar yürütülmektedir. Doğru hazırlanmış bir MICE dosyası; mekân seçimi, vize akışı, konaklama bloklaması, transfer planı, tercüme-ekipman ve sosyal program bileşenlerini tek dosyada birleştirir.

Vietnam.com.tr (Faisth Travel Agency) olarak ekibimiz, Türkiye merkezli koordinasyon ve Hanoi yerel operasyon altyapısıyla MICE programlarını uçtan uca yönetir. Decree 219/2025/ND-CP kapsamında kısa süreli iş ziyareti yapan katılımcılar için doğru vize kategorisinin seçilmesi (DN1/DN2 veya e-vize) sürecin ilk kritik adımıdır.

Önemli: Vietnam'da 90 günden uzun süreli teknik etkinliklerde çalışan personel için çalışma izni (Work Permit) gerekebilir. 7 günden kısa fuar katılımlarında genellikle e-vize yeterlidir. Bu ayrımı baştan netleştirmek, sahadaki ceza riskini sıfırlar.

MICE Programı Hangi Etkinlikleri Kapsar?

Vietnam MICE kapsamında ekibimizin yürüttüğü dört ana etkinlik tipi vardır:

• Meetings (Kurumsal Toplantılar): 20-200 kişilik bayi toplantıları, yıllık satış zirveleri, yönetim kurulları. Genellikle 2-3 gün, otel toplantı salonu kiralaması ile.
• Incentives (Teşvik Seyahatleri): 30-500 kişilik bayi ödül seyahatleri, gala akşamı + Halong Körfezi/Phu Quoc kombinasyonu, 4-6 gün.
• Conferences (Konferanslar): 200-2000 kişilik sektörel zirveler, akademik kongreler, simultane tercüme kabinleri ile.
• Exhibitions (Fuar Katılımları): Vietexpo, Vietnam Expo, Saigontex gibi fuarlara stand kurulumu ve B2B eşleştirme.

Türkiye–Vietnam ticaret hacmi 2024 yılında 1,9 milyar USD'yi aşmış olup (kaynak: T.C. Ticaret Bakanlığı), bu rakam fuar ve sektörel zirvelere katılım talebini her yıl artırmaktadır. Vietnam'ın 18 aktif Serbest Ticaret Anlaşması (CPTPP, EVFTA, RCEP dahil) Türk üreticisi için bölgesel pazara açılma kapısı olmaya devam etmektedir.

Detaylı İşlem Süreci: 8 Adım

1. Brief alımı (1. hafta): Katılımcı sayısı, hedef şehir, etkinlik amacı, bütçe bandı ve tarih aralığının netleştirilmesi.
2. Şehir ve mekân önerisi (2. hafta): 3 alternatif şehir × 3 mekân matrisinin sunulması, fotoğraf ve teknik dosya paylaşımı.
3. Bütçe taslağı (3. hafta): Tüm kalemler için aralık fiyatlama; konaklama, F&B, transfer, ekipman, tercüme, sosyal program.
4. Sözleşme ve avans (4. hafta): Mekân ve otel blok rezervasyonu için genellikle %30 avans.
5. Vize ve davet mektubu (etkinlikten 60 gün önce): E-vize başvurusu için evisa.gov.vn üzerinden işlem; iş vizesi gerekiyorsa Vietnamlı sponsor şirketten davet (Bao Lanh) alınması.
6. Lojistik provası (etkinlikten 30 gün önce): Uçuş bloklaması, transfer planı, manifesto, oda listesi.
7. On-site operasyon: Hanoi/HCMC saha ekibimizin etkinlikten 48 saat önce mekânda kurulum başlatması.
8. Kapanış ve raporlama (etkinlikten sonra 2 hafta): Harcama raporu, fatura paketi, KPI çıktıları.

Gerekli Belgeler Listesi

Katılımcı (kişi başı):

• Pasaport (en az 6 ay geçerli, 2 boş sayfa)
• E-vize başvuru fotoğrafı (4×6 cm, beyaz fon, dijital)
• Dönüş uçak rezervasyonu
• Otel rezervasyon konfirmasyonu
• Sağlık sigortası (önerilir, zorunlu değil)

Organizatör şirket (toplu dosya):

• Türk firmanın imza sirküleri ve faaliyet belgesi
• Etkinlik programı (saat saat akış)
• Katılımcı manifesto (Excel: ad, soyad, pasaport no, doğum tarihi, milliyet)
• Vietnamlı sponsor/host şirket bilgisi (iş vizesi gerekiyorsa)
• Mekân kira sözleşmesi (fuar/kongre için)
• Eğer ürün sergileniyorsa: ATA Karnesi veya geçici ithalat beyanı

Maliyet Aralığı (2026 Tahmini)

Tablo, 2026 ilk yarı için Hanoi ve HCMC pazar gözlemine dayalıdır; sezon (Şubat Tet, Ekim-Aralık high season) fiyatları %20-40 yukarı çekebilir.

Uzman Görüşü

"MICE dosyalarında en sık karşılaştığımız hata, Türk şirketin Vietnam tarafında yerel bir sponsor şirket kurgulamadan iş vizesi (DN1) istemesidir. Decree 144/2024/ND-CP sonrasında davet mektubu (Bao Lanh) süreci dijitalleşti ancak sponsor olmadan DN vizesi düzenlenmiyor. Bu durumda e-vize ile 90 güne kadar iş ziyareti yapılabilir; ancak ürün satışı veya teknik kurulum gibi 'çalışma' niteliğindeki faaliyetler için sponsor şart. Programı 60 gün öncesinden başlatmak, bu ayrımı doğru kurgulamak için kritiktir."

— Hanoi Operasyon Direktörü, Vietnam.com.tr (Faisth Travel Agency)

Şehir Seçimi: Hangi Etkinlik Nerede?

Hanoi (Kuzey)

Devlet temasları, hükümet düzeyi protokol, sektörel zirveler ve bayi toplantıları için uygundur. JW Marriott, Sofitel Legend Metropole, Lotte Hotel Hanoi gibi 5* mekânlar 300-800 kişilik ballroom kapasitesine sahiptir. Noi Bai Havalimanı'ndan şehir merkezine 45 dakika.

Ho Chi Minh City (Güney)

Ticari toplantılar, B2B eşleştirme, perakende sektör etkinlikleri için tercih edilir. Vietnam'ın finans merkezi olduğundan bankacılık, lojistik ve teknoloji sektörlerinin yoğun olduğu bir kenttir.

Da Nang ve Phu Quoc (Sahil)

Incentive programları, gala akşamları ve ödül seyahatleri için ideal. InterContinental Da Nang Sun Peninsula, JW Marriott Phu Quoc gibi resort mekânlar 200-600 kişilik açık hava etkinliklerine ev sahipliği yapar.

Sık Yapılan 5 Hata

• 1) Tet Tatili'ni yanlış hesaplamak: Vietnam Yeni Yılı (Tet, genellikle Şubat başı) 7-10 gün boyunca tüm ticari faaliyeti durdurur. Bu döneme etkinlik koymak hem maliyeti %40-60 artırır hem de yerel ekiplere ulaşmayı zorlaştırır. Vietnam National Authority of Tourism takvimine baştan bakılmalı.
• 2) Tek otele oda bloku sıkıştırmak: 300+ kişilik gruplarda tek otel hem kontenjan hem F&B servis kalitesi açısından risklidir. İki komşu otele yayılmış blok daha sağlıklıdır.
• 3) Simultane tercüme kabinini son haftaya bırakmak: Vietnam'da TR-VN çift yönlü çalışan tercüman havuzu sınırlıdır; 30 gün öncesinden rezerve edilmezse İngilizce relay üzerinden çalışmak zorunda kalınır. Detay için Vietnam Simultane Tercüme sayfamıza bakın.
• 4) ATA Karnesi olmadan numune götürmek: Fuar standına gönderilen örnek ürünler için ATA Karnesi veya geçici ithalat beyanı yoksa Tan Son Nhat/Noi Bai gümrüğünde 3-7 gün takılma riski vardır.
• 5) Vize tipini katılımcı profiline göre ayırmamak: Konuşmacı, stand çalışanı ve davetli izleyici için farklı vize kategorileri uygulanabilir. Hepsini e-vizeye yığmak, teknik kurulum yapacak personel için sahada sorun yaratır.

İlgili Hizmetlerimiz

MICE programınızın alt bileşenlerini detaylı incelemek için:

• Vietnam Organizasyon ve MICE Danışmanlığı — Ana hub sayfası
• Vietnam Tercüman ve Ekipman Kiralama — Ardıl tercüme, ses sistemi, projeksiyon
• Vietnam Ürün Lansmanı Danışmanlığı — Basın daveti, ürün tanıtım etkinlikleri
• Vietnam VIP Transfer — Sedan, minivan, VIP otobüs operasyonu

Sıradaki Adım

Vietnam'da MICE programı düşünüyorsanız ilk yapmanız gereken; etkinliğinizin amacını, tahmini katılımcı sayısını ve hedef tarih aralığını netleştirmek. Bu üç bilgiyle birlikte ekibimize ulaştığınızda 5 iş günü içinde 3 şehir × 3 mekân önerisi ve bütçe taslağını paylaşıyoruz. Etkinlik tarihinden en az 90 gün önce brief almamız, mekân kontenjanı ve vize takvimi açısından kritik. Daha kısa sürelerde de operasyonu yürütüyoruz; ancak premium mekân seçeneği daralıyor. Detaylı görüşme için Vietnam Organizasyon ve MICE Danışmanlığı ana sayfamızdan iletişime geçebilirsiniz.