Vietnam Konferans Organizasyonu

Vietnam Konferans Organizasyonu: Hızlı Cevap

Vietnam'da kurumsal konferans düzenlemek; salon kontratı, izinler, simültane tercüme, konuşmacı vizesi, ulaşım ve teknik altyapının paralel yürütülmesini gerektirir. Hanoi ve Ho Chi Minh City (HCMC) ana merkezlerdir; Da Nang ise 2024 sonrası MICE bütçeleri için ciddi bir alternatife dönüşmüştür. 100-300 kişilik bir Türk şirketi konferansı için hazırlık süresi ortalama 10-14 hafta, kişi başı toplam maliyet ise salon, ikram ve teknik kalemler dahil 180-420 USD aralığındadır.

Vietnam.com.tr (Faisth Travel Agency) olarak konuyu üç katmanda kurguluyoruz: içerik akışı (oturumlar, konuşmacılar, dil), operasyon (salon, teknik, ulaşım, ikram) ve uyum (e-vize, iş ziyareti davet mektubu, vergi/fatura yapısı). Bu üç katmandan biri eksik bırakıldığında konferansın iş çıktısı düşer.

Önemli not: Vietnam'da 100 kişi üzeri kurumsal etkinlikler için otelin Department of Culture, Sports and Tourism bildirimi yaptığı durumlar mevcuttur. Konuşmacı listesi ve oturum başlıkları en az 14 gün önceden salona iletilmelidir.

Konferans Organizasyon Süreci: 8 Aşamalı Akış

Türk şirketlerinin Vietnam'da yaptığı konferansları aşağıdaki şablona göre yürütüyoruz. Her aşamanın çıktısı bir sonraki aşamayı kilitler; sıralama atlanırsa salon ile teknik ekip arasında uyumsuzluk çıkar.

1. Brief ve hedef tanımı (1-2. hafta): Konferans amacı (lansman, distribütör buluşması, sektör paneli, yatırımcı günü), katılımcı sayısı, dil matrisi ve KPI'lar yazılı olarak netleştirilir.
2. Şehir ve salon ön elemesi (2-3. hafta): Hanoi (JW Marriott, Lotte, Melia, Pullman), HCMC (Reverie, Sheraton, New World, InterContinental) ve Da Nang (Hyatt Regency, Furama) seçenekleri shortlist'e alınır.
3. Site inspection (4. hafta): Ekibimiz veya müşterinin Türkiye'den bir temsilcisi salonu fiziksel inceler; akustik, kablolama, tahliye planı ve VIP giriş ayrı ayrı kontrol edilir.
4. Sözleşme ve depozito (5. hafta): Salon genelde toplam tutarın %30-50'sini depozito olarak ister; iptal/force majeure maddeleri Vietnam Ticaret Kanunu kapsamında müzakere edilir.
5. Vize ve konuşmacı koordinasyonu (5-9. hafta): Türk konuşmacılar için e-Visa (90 gün, çoklu giriş, 50 USD) başvurusu evisa.gov.vn üzerinden yapılır. Onay süresi resmi olarak 3 iş günüdür; biz 7 iş günü tampon bırakıyoruz.
6. Teknik prodüksiyon (8-12. hafta): Simültane çeviri kabinleri, LED ekran, ışık, ses ve canlı yayın hattı şartnamesi hazırlanır.
7. Provo ve genel prova (etkinlikten 1-2 gün önce): Konuşmacılar salona getirilir, slayt geçişleri ve mikrofon testleri tek tek yapılır.
8. Etkinlik günü ve raporlama: Katılım, oturum süreleri ve B2B görüşme çıktıları aynı gün rapor edilir.

Gerekli Belgeler

Bir Türk şirketinin Vietnam'da konferans düzenlemesi için toplaması gereken evraklar üç başlık altında toplanır:

Şirket Tarafı

• Şirket imza sirküleri ve Türkçe-İngilizce ticaret sicil özeti
• Etkinlik amaç beyanı (lansman, distribütör toplantısı, panel)
• Salon ile imzalanacak sözleşmeye yetki belgesi
• Türkiye'den fatura kesilecekse vergi numarası ve KEP adresi

Katılımcı ve Konuşmacı

• En az 6 ay geçerli pasaport (Vietnam giriş tarihinden itibaren)
• e-Visa başvurusu için dijital vesikalık ve pasaport ana sayfa taraması
• Yabancı konuşmacılar için CV ve oturum başlığı (salon kayıtlarına eklenir)
• Davet mektubu (gerekirse Türkiye Hanoi Büyükelçiliği teyitli)

Operasyonel

• Katılımcı listesi (etkinlikten 7 gün önce salona kilitlenir)
• Teknik şartname (slayt formatı, video codec, ses kanalı sayısı)
• Catering brief (helal, vejetaryen, alerjen ayrımı)
• Sigorta poliçesi (event cancellation ve third-party liability)

Maliyet Aralığı: 2026 Vietnam Konferans Bütçesi

Aşağıdaki tablo 150 kişilik tam günlük bir konferans (1 plenary + 2 break-out + öğle yemeği + kahve molaları) için 2026 piyasa fiyatlarını göstermektedir. Fiyatlar Hanoi/HCMC 5 yıldızlı otel baz alınarak hazırlanmıştır.

150 kişilik 2 günlük bir program için toplam bütçe genellikle 55.000 - 120.000 USD bandındadır. Türkiye-Vietnam arasında DEİK verilerine göre 2024 sonrası kurumsal heyet hareketi %35 artmış olmasına rağmen, salon fiyatları yıllık ortalama %6-8 oranında yükselmiştir.

Vize, Uyum ve Yasal Çerçeve

Türk vatandaşları için Vietnam'a iş amaçlı giriş e-Visa ile yapılır. 2023'ten itibaren e-Visa 90 gün geçerli ve çoklu giriş seçeneklidir; ücret 50 USD'dir. Resmi başvuru kanalı evisa.gov.vn adresidir ve müşterilerimizin bu işlemi kendileri yapması mümkündür — biz sadece zorunlu olduğu noktada (hatalı başvuru, red, çoklu konuşmacı koordinasyonu) devreye gireriz.

Konuşmacının ücret aldığı durumlarda dikkat: Decree 219/2025/ND-CP (7 Ağustos 2025 yürürlük) yabancı işçi kategorilerini Manager, Executive, Expert ve Technical Worker olarak yeniden tanımlamıştır. Tek seferlik bir konferans konuşması "expert short assignment" kapsamında değerlendirilir ve genelde work permit gerektirmez; ancak konuşmacı 30 günden uzun süre kalacak veya birden fazla şirkete hizmet verecekse work permit muafiyet belgesi alınması zorunludur. Detaylar MOLISA sitesinde yayımlanmıştır.

Faturalama tarafında, Vietnam'daki salondan alınan hizmet için VAT %10 uygulanır. Türk şirketi Vietnam'da tüzel kişiliği yoksa bu VAT geri alınamaz; bütçeye dahil edilmelidir. Vietnam'da kurulu bir bağlı şirketiniz varsa Amended Law on Enterprises 2025 (1 Temmuz 2025) çerçevesinde IRC/ERC sırası esnetilmiş ve UBO bildirimi zorunlu hale gelmiştir.

Şehir Karşılaştırması: Hanoi, HCMC, Da Nang

Uzman Görüşü

"Türk şirketlerinin Vietnam'da en sık yaptığı hata, salonu havalimanına yakın seçmek yerine "prestijli" semt seçmesi. Hanoi'de Noi Bai havalimanı şehir merkezine 35 km; HCMC'de Tan Son Nhat ise yalnızca 7 km uzaklıktadır. 150 kişilik bir grupta HCMC'deki West Saigon konumlu bir otel, Hanoi merkezdeki bir otelden lojistik olarak çok daha verimli işler. Şehir seçimi prestij değil, katılımcının saat hesabıyla yapılmalı." — Hanoi Operasyon Koordinatörü, Vietnam.com.tr

Sık Yapılan Hatalar

• Konuşmacıyı son hafta vizeye sokmak: e-Visa resmi 3 iş günü süresi pratiğe %12 oranında 5-7 güne uzar. Kritik konuşmacı için en az 21 gün öncesinden başvurun.
• Simültane çevirinin atlanması: Vietnamlı katılımcıların büyük kısmı toplantı düzeyinde İngilizce konuşmaz. Sadece sahnede İngilizce yapmak, soru-cevap oturumunu çökertir.
• Catering'de helal varsayımı: Vietnam'da helal sertifikalı mutfak yalnızca belirli otellerde mevcuttur (HCMC'de Sheraton, Hanoi'de Lotte gibi). Önceden teyit alınmazsa öğle arasında kriz çıkar.
• Sözleşmede force majeure maddesinin okunmaması: Tayfun mevsiminde (Eylül-Kasım) HCMC ve Da Nang için ek sigorta zorunludur.
• Türkiye'den fatura kesilmesini varsaymak: Vietnam'daki otel sadece Vietnam'daki tüzel kişiliğe veya yurt dışı şirkete USD fatura keser. KDV iadesi mümkün değildir; bütçeye %10 VAT eklenmelidir.

İlgili Hizmetler

• Vietnam MICE Danışmanlığı — Çatı hizmet sayfası
• Vietnam İş Toplantısı Organizasyonu — 10-50 kişilik kapalı toplantılar
• Vietnam Gala Yemeği Organizasyonu — Konferans akşam programı
• Vietnam Kurumsal Seyahat — Heyet ulaşımı ve konaklama
• Vietnam Fuar Takvimi 2026 — Konferansı fuara bağlamak isteyenler için

Sıradaki Adım

Vietnam'da konferans planı bir tarihi netleştirmek değil; bir hedefi tarih ve şehirle hizalamaktır. Eğer önümüzdeki 6 ay içinde Hanoi, HCMC veya Da Nang'da kurumsal bir konferans gündeminiz varsa, bize katılımcı sayısı, dil matrisi ve tarih aralığını iletin. 5 iş günü içinde shortlist edilmiş 3 salon, bütçe simülasyonu ve gantt diyagramıyla bir ön dosya hazırlıyoruz. Karar süreciniz uzasa bile bu dosya iç onay süreçlerinizde kullanılabilir bir referans çıktı olur.