Vietnam Şube Açma Danışmanlığı

Vietnam Şube Açma Danışmanlığı: Hızlı Cevap

Vietnam'da Türk şirketinin doğrudan görünür olmasının iki ana yolu vardır: Şube Ofisi (Branch Office) ve Temsilcilik Ofisi (Representative Office — RO). İkisi aynı şey değildir ve Türk firmalarının büyük çoğunluğu bu farkı atladığı için süreç ortasında yapı değiştirmek zorunda kalır.

• Branch Office (Şube): Gelir getirici ticari faaliyet yürütebilir; ancak Vietnam mevzuatında sadece bankacılık, sigorta, hukuk, havayolu, turizm gibi belirli sektörlerde izin verilir. Üretim ve genel ticaret için pratikte Türk firmalarına neredeyse açık değildir.
• Representative Office (RO): Türk firmalarının %90'ı için doğru yapıdır. Pazar araştırması, tedarikçi denetimi, sözleşme takibi yapabilir; fatura kesemez, gelir elde edemez. Decree 07/2016/ND-CP kapsamında düzenlenir.
• Süre: RO için 20-40 iş günü, Branch için 30-60 iş günü (sektör onayı dahil).
• Maliyet aralığı: RO için 3.500-6.000 USD, Branch için 7.000-15.000 USD (resmi harçlar + danışmanlık + tercüme + apostil dahil).
• Önkoşul: Türkiye'deki ana şirketin en az 1 yıl (RO için) veya 5 yıl (Branch için) faaliyet göstermiş olması zorunludur.

Eğer hedefiniz Vietnam'da satış faturası kesmek, üretim yapmak veya yerel istihdam üzerinden gelir elde etmekse, şube değil LLC (Limited Liability Company) kurmanız gerekir. Şube açma kararı vermeden önce bu ayrımı netleştirmek, sonraki 12 ayda gereksiz yapı değişikliği maliyetinden sizi korur.

Branch vs Representative Office: Hangisi Size Uygun?

Türk firmalarının Hanoi ve Ho Chi Minh City temsilciliklerinde en sık karşılaştığımız hata, ABD veya AB pazarındaki "branch office" kavramını Vietnam'a olduğu gibi uygulamaya çalışmaktır. Vietnam'da Branch Office, Decree 07/2016/ND-CP Madde 8 uyarınca yalnızca Vietnam'ın WTO taahhütlerinde "şube" açılmasına izin verdiği sektörlerde mümkündür. Pratikte bu liste oldukça dardır.

Bizim Türk müşterilerimizin yaklaşık %85'i RO yapısını seçer, çünkü pazar tanıma, tedarikçi denetimi ve ana şirket ürünlerinin Vietnam dağıtım kanallarına tanıtılması için yeterlidir. Vietnam'da fatura kesme ihtiyacı doğduğunda RO kapatılıp IRC + ERC ile LLC yapısına geçilir.

Detaylı İşlem Süreci: Adım Adım Representative Office Açılışı

1. Hazırlık ve sektör kontrolü (Hafta 1): Türkiye'deki şirketin ana sözleşmesi, faaliyet konusu ve Vietnam'daki amaç eşleştirilir. Vietnam-Türkiye arasında STA bulunmadığı için WTO taahhütleri esas alınır.
2. Belge derleme ve apostil (Hafta 2-3): Ticaret Sicil Gazetesi, faaliyet belgesi, imza sirküleri, son yıl bilançosu noterden onaylanır, ardından Ankara Valiliği'nde apostil edilir.
3. Tercüme ve konsolosluk onayı (Hafta 3-4): Apostilli belgeler Vietnam Konsolosluğu (İstanbul) tarafından konsolosluk onayından geçirilir, sonra yeminli tercüman tarafından Vietnamca'ya çevrilir ve Vietnam'da noter tasdikinden geçer.
4. Başvuru dosyasının DOIT'e sunumu (Hafta 5): İl Sanayi ve Ticaret Müdürlüğü'ne (Hanoi veya HCMC) başvuru yapılır. Resmi başvuru harcı 3.000.000 VND (~120 USD) civarındadır.
5. İnceleme süreci (Hafta 6-8): DOIT, dosyayı 7 iş günü içinde inceler. Eksik varsa ek belge talebi gelir; bu Türk firmalarda en sık 5-10 günlük gecikme nedenidir.
6. Lisans alımı (Hafta 8): Establishment Licence (Giấy phép thành lập) verilir. Lisans 5 yıl geçerlidir.
7. Lisans sonrası işlemler (Hafta 9-10): Mühür kaydı, vergi numarası (MST), Chief Representative iş izni veya muafiyet belgesi, banka hesabı açılışı. Banka hesabı açma süreci RO için ayrı bir prosedürdür.
8. Yıllık raporlama: Her yıl 30 Ocak'a kadar DOIT'e faaliyet raporu sunulması zorunludur.

Gerekli Belgeler Listesi

Aşağıdaki belgelerin tamamı Türkiye'de hazırlanır, apostil edilir ve Vietnam Konsolosluğu onayından geçirilir. Belge eksikliği veya hatalı tercüme, dosyaların reddedilmesinin en yaygın iki nedenidir.

Ana şirket (Türkiye) belgeleri

• Ticaret Sicil Gazetesi (son 6 ay içinde alınmış)
• Ticaret Odası faaliyet belgesi
• Şirket ana sözleşmesi (noter onaylı)
• İmza sirküleri
• Son denetlenmiş yıl bilançosu ve gelir tablosu (RO için 1 yıl, Branch için 5 yıl)
• Yönetim kurulu kararı (RO/Branch açılış kararı, Chief Representative atama dahil)

Chief Representative (Baş Temsilci) belgeleri

• Pasaport kopyası (min. 18 ay geçerli)
• Özgeçmiş (Vietnamca tercümeli)
• Eğitim diploması (apostilli)
• İkamet belgesi
• İş izni veya muafiyet belgesi başvurusu (Decree 152/2020 + Decree 70/2023 uyarınca)

Vietnam tarafı belgeleri

• Ofis kira sözleşmesi (Vietnam'da geçerli adres zorunlu; sanal ofis kabul edilmez)
• Bina sahibinin mülkiyet belgesi (Red Book) kopyası
• Vietnamca başvuru formu MT-1 (DOIT formatı)

Maliyet Aralığı Tablosu (2026)

Bu rakamlar resmi harçlar ve standart danışmanlık paketini kapsar. Hanoi'de A sınıfı binada ofis kirası aylık 25-45 USD/m² aralığındadır; minimum 20 m² gerekir (kaynak: Colliers Vietnam Market Report). HCMC District 1'de bu rakam %15-25 daha yüksektir.

Uzman Görüşü

"Türk firmalarının şube açma talebiyle bize geldikleri vakaların yaklaşık üçte birinde, ihtiyaçları aslında şube değil. Bazısı doğrudan satış yapmak istiyor — o zaman LLC kurmak gerekir. Bazısı sadece Vietnamlı tedarikçileri yerinden takip etmek istiyor — o zaman Representative Office yeterli. İlk yaptığımız iş ofis kayıt başvurusu değil, müşterinin Vietnam'daki 24 aylık ticari niyetini netleştirmek. Yanlış yapıyla başlayan firma, 12 ay sonra yapı değiştirmek için ikinci kez 4.000-6.000 USD harcıyor."

— Hanoi Operasyon Koordinatörü, Vietnam.com.tr

Sık Yapılan Hatalar

1. RO ile satış faturası kesmeye çalışmak: RO'lar Decree 07/2016 uyarınca gelir getirici faaliyet yapamaz. Vietnam Vergi İdaresi (GDT) tespit ederse geriye dönük ceza + lisans iptali gelir. Satış yapacaksanız Vietnam vergi rejimi kapsamında LLC kurmanız gerekir.
2. Sanal ofis adresi kullanmak: DOIT, RO/Branch için fiziksel ofis adresi şartı arar. Coworking adresinin kabul edilmesi binadan binaya değişir; Hanoi'de çoğu DOIT memurunca reddedilir.
3. Apostil yerine sadece noter tasdiki: Türkiye Lahey Apostil Sözleşmesi tarafıdır, Vietnam ise 2025 itibarıyla hala değildir. Bu yüzden Türk belgeleri için apostil + Vietnam Konsolosluğu onayı birlikte gerekir. Sadece apostil yeterli değildir.
4. Chief Representative'in iş izni muafiyetini ihmal etmek: Baş Temsilci yabancı uyrukluysa, Vietnam'da 30 günden fazla kalacaksa Decree 152/2020 + Decree 70/2023 (ve 2025 itibarıyla Decree 219/2025/ND-CP'nin ilgili maddeleri) kapsamında work permit veya muafiyet belgesi şarttır.
5. Yıllık raporu unutmak: Her yıl 30 Ocak'a kadar DOIT'e faaliyet raporu sunulmazsa 5-30 milyon VND (~200-1.200 USD) idari para cezası uygulanır ve lisans yenilemesi reddedilebilir.

İlgili Konular

• Vietnam IRC ve ERC Nedir? — Şube yerine LLC kurmaya karar verirseniz başlangıç noktası.
• Vietnam Yatırım Danışmanlığı — Yapı kararı öncesi sektör ve teşvik analizi.
• Vietnam Fabrika Ziyareti Organizasyonu — RO açmadan önce sahada doğrulama.

Resmi Kaynaklar

• Vietnam Sanayi ve Ticaret Bakanlığı (MOIT) — Branch lisansları
• Vietnam Ulusal İş Kayıt Portalı — Şirket bilgisi sorgulama
• DEİK Türkiye-Vietnam İş Konseyi — Türk yatırımcı için pazar verisi

Sıradaki Adım

Şube veya Representative Office kararını vermeden önce Vietnam'daki 24 aylık ticari niyetinizi netleştirmek, sonraki yıllarda gereksiz yapı değişikliği maliyetinden sizi korur. Ekibimize şirketinizin Vietnam'daki hedefini (satış, tedarik, temsil, üretim) anlatın; size 48 saat içinde Branch / RO / LLC arasında hangi yapının uygun olduğunu, tahmini süre ve maliyet kalemleriyle birlikte yazılı olarak iletelim. İlk değerlendirme görüşmesi ücretsizdir ve sizi herhangi bir taahhüt altına almaz.